O2i

Hur man svarar på RFP för tekniska produkter och tjänster

En begäran om förslag (RFP) är ett skriftligt dokument som anger en persons behov av att söka tjänster och be ett visst företag eller tjänsteleverantör om hur de kan leverera dessa behov och hur mycket det kommer att kosta kunden. Om du är tjänsteleverantör till vilken RFP utfärdades, måste du lära dig att svara på en RFP på ett korrekt sätt. Underlåtenhet att besvara en RFP kommer sannolikt leda till att du förlorar potentiella kunder såväl som potentiella intäkter.

Att lära sig att svara på en RFP är inte så svårt. Allt du behöver göra är att följa dessa enkla steg.

  1. Granska alla aspekter av RFP noggrant. Innan du skriver något svar, se till att du går igenom varje aspekt av RFP. Alla avsnitt i RFP måste förstås för att ordentligt ta itu med de frågor som den klienten. I detta steg, måste du också försöka ta reda på om RFP överens med vad dina produkter och tjänster. Samtidigt måste du räkna även ut om du kan hålla den tidsfrist som anges i RFP.
  2. Skapa ett lag som kommer att vara ansvarig för att besvara RFP. Om du väljer att fullfölja ansökan, tilldela någon ansvarig för att besvara svaret. Denna person måste också utgöra ett team för att hjälpa honom att komma med svaret brev till RFP. När man bildar en grupp, se till att du alltid är uppdaterade med utvecklingen av deras arbete. Instruera ledare för laget att hålla dig underrättad om alla gjorde framsteg.
  3. Följ ett standardformat för att svara RFP. Svaren för RFPs beror på innehållet i RFP. Ändå måste du följa ändå ett standardformat för att besvara en RFP. Ditt brev av svar bör innehålla konkreta svar på kundens frågor, ett personligt brev, en översikt av ditt företag, produkter och tjänster samt anledningen till att arbeta med ditt företag är det bästa alternativet för kunden.
  4. Ange effektivitet och funktionalitet för de produkter och tjänster. När du svarar på en RFP för tekniska produkter och tjänster, måste du se till att ditt svar brev innehåller information om funktionaliteten och effektiviteten av de produkter och tjänster. Detta är den viktigaste informationen att din potentiella klient är ute efter. Inte bara begränsa ditt svar till kundens behov. Om dina produkter och tjänster utöver din kunds förväntningar, är det bäst att inkludera den i ditt svar.
  5. Ange kostnaden för dina IT-produkter och tjänster. En mycket viktig del av ditt svar måste innehålla priset på dina produkter och tjänster. Se till att priset för varje produkt och tjänster för varje avsnitt av RFP tydligt anges på ditt svar.
  6. Skicka ditt svar tillbaka till klienten. När du är klar skriver ditt svar, granska den först och se till att varje detalj är saklig. När du är nöjd med bokstaven för svar, kan du nu skicka tillbaka den och vänta för kunden att svara.

Hur man svarar på RFP för tekniska produkter och tjänster. Granska alla aspekter av RFP noggrant.
Hur man svarar på RFP för tekniska produkter och tjänster. Granska alla aspekter av RFP noggrant.

Här är stegen på hur man ska bemöta en RFP för tekniska produkter och tjänster. När det gäller att svara på RFP, alltid komma ihåg att kunder som utfärdar RFP förväntar dig att svara på ett professionellt sätt. Se till att du skickar in ditt svar så tidigt som möjligt. Andra företag kommer att ges RFP också. För att få projektet, måste du beskriva ett gott intryck till dina potentiella kunden.