O2i

Hur man skriver en samling brev

Det finns tillfällen när kunderna inte betalar enligt överenskommelse

Det finns tillfällen när kunderna inte betalar enligt överenskommelse. Den professionella sättet att be pengar från dessa kunder är genom en samling brev. Här är några tips om hur man skriver en utan att förolämpa dina värdefulla kunder.

  • Se till att samla in all nödvändig information om din klient och hans konto. Nämn relevanta detaljer i ditt brev, som köpt datum, skyldig pengar, när betalningen berodde och eventuella partiella utbetalningar. Var specifik om hur mycket och när du förväntar dig att betala för att undvika missförstånd. Du kan bifoga en kopia av den ursprungliga räkningen och markera det belopp som han fortfarande är skyldig. Detta kommer att lägga legitimitet din ansökan.
  • När du skriver ditt brev bör du låta personliga men allvarligt. Hålla den under en sida och vara artig. Du måste helt enkelt påminna dina kunder om att deras balans är försenad. Ställ en nära deadline för att lösa betalningen.
  • Du bör också fråga din klient att kontakta dig om de har några problem. Du kan tala om ett annat sätt att betala som skulle se till att du får betalt utan att behöva tvinga pengar på din kund. Misskötsel av situationen kan leda till ytterligare komplikationer.
  • Om kunden inte svarar, skicka ett brev, i en fastare ton än den första. Ange att du skickar ett uppföljande brev om de förfallna betalningarna och att du väntar ett snabbt svar från kunden. Om din kund ändå inte svarar, gör efterföljande brev ännu mer krävande. Varna dem om följderna om de fortfarande inte betalar. Men glöm inte att hålla courteousness hela brevet.
  • Ge bekräftelse. Om kunden betalar räkningen, eller gör en delbetalning som svar på din samling brev, glöm inte att erkänna detta i ditt nästa bokstav med den uppdaterade saldo och kredit betalas.
  • Kom ihåg att hålla koll på de bokstäver du skickar. Detta är viktiga dokument eftersom de visar att du försökte förhandla med din kund. Om de inte svarar, måste de ta del av konsekvenserna. Du kan behöva använda dem som bevis när det är dags.
  • I ditt sista brev, ange hur många gånger du har försökt att motsvara dem men underlät att göra detta. Ge dem en sista chans att överklaga och ställa in en annan tidsfrist innan du fortsätter med de nödvändiga sanktioner.
  • Du kan skicka dem en underrättelse om uppsägning av deras konto eller så kan du ta detta fall till din advokat. Oavsett straff måste du informera fortfarande kunden om nästa agerande och förklara varför du har valt det. Detta för att upprätthålla professionalism med din kund.
  • Om du fortfarande vill behålla banden med denna kund, kan du välja att skicka ett brev förfrågan samling istället. Erkänna att situationen måste vara svårt för honom och att du är villig att erbjuda nya villkor så länge de kontakta dig.

Skriva en samling brev är en utmaning

Hur man skriver en samling brev. Se till att samla in all nödvändig information om din klient och hans konto.
Hur man skriver en samling brev. Se till att samla in all nödvändig information om din klient och hans konto.

Skriva en samling brev är en utmaning. Du måste hålla artighet medan be din klient att betala för hans förfallna räkningen. Det är ännu svårare att få honom att betala räkningen, särskilt om han är under snäva ekonomiska problem och med idag. Glöm inte att du håller namnet på ditt företag och du måste avstå från att använda någon kränkande språk när de behandlar din klient.