O2i

Hur man ska uppnå den svårfångade papperslösa kontoret

Experter har länge förklarat förestående ankomsten av det papperslösa kontoret, särskilt med tanke på de senaste tekniska framstegen av de senaste decennierna, inklusive Internet. Men som ett samhälle vi skriver, använder, och slösa papper mer än någonsin, särskilt inom företags inställningar. I ett försök att minska pappers-relaterade kostnader och tillämpa miljövänliga metoder, har företag över hela landet försökt att göra sina kontor papperslösa kära. Lär dig effektiva sätt att drastiskt minska mängden pappersdokument på kontoret och uppnå det papperslösa kontoret.

  1. Document Management Software - Även om det kan finnas vissa dokument och register som inte kan förvaras i digitalt format (t.ex. register över anställda, etc.), dokumenthantering programvara avsevärt kan minska mängden pappersdokument skapas och hanteras inom kontoret. Vidare kan ett papperslöst kontor systemet minimerar även typiska omkostnader i samband med hård-kopior, såsom skrivartillbehör och lagringskostnader.
  2. Tänk innan du skriver ut - En sann papperslösa kontoret kan egentligen bara uppnås om alla på kontoret är ombord. I samband med dokumenthantering programvara, uppmuntra medarbetarna att tänka innan de skriver ut. Om de har en elektronisk kopia av ett dokument, behöver de verkligen en tryckt en också? Kan företaget mötesprotokoll, meddelanden och anteckningar distribueras via e-post? Uppmuntra medarbetarna att skriva ut endast när det är absolut nödvändigt och främja dubbelsidiga dokument.
  3. Utnyttja förhandsgranskning - Den genomsnittliga kontoret producerar tusentals bortkastade utskrifter årligen bara för att anställda inte förhandsgranska vad de skriver. Välj "förhandsgranskning" för att se exakt hur dokumentet kommer att skrivas ut.
  4. PDF-filer - PDF, som hänvisar till Portable Document Format, är helt enkelt ett sätt du kan elektroniskt skicka formaterade dokument, och mottagaren kan öppna och visa dem på sin dator.
  5. Erbjudande papperslös fakturering - Om du skickar fakturor regelbundet till kunder, ge dem möjlighet till papperslös fakturering. Du kan antingen skicka dem PDF-fakturor via e-post eller om möjligt, erbjuda online-fakturering.
  6. Backup elektroniska kopior - Anställda kommer ofta ut en kopia av ett elektroniskt dokument som en backup metod vid den elektroniska kopian är raderad eller förstörd. Använd en online data backup lösning för att säkerställa elektroniska dokument snabbt kan återställas om de någonsin bort, förstörts eller skadats.