O2i

Hur man använder en autosvarare för kundservice

Använda autosvar som ett sätt att kundservice för ditt företag är en mycket enkel procedur. Eftersom det är nästan omöjligt att ta itu med varje kund från hela världen, behöver du ett autosvar att hjälpa dig att besvara dina kunder.

Det är ett program som automatiskt svarar på en kunds förfrågan genom att skicka dem ett e-mail. Att e-post kan innehålla användbar information, till exempel: när du kommer att kunna att faktiskt svara på dem, en tackkort för att ta intresset för ditt företag, och många andra.

Så om du bestämmer dig för att använda denna, här är några tips om hur du använder en autosvarare för kundservice.

Hur man använder en autosvarare för kundservice. Komponera meddelanden för ditt autosvar.
Hur man använder en autosvarare för kundservice. Komponera meddelanden för ditt autosvar.

  • Komponera meddelanden för ditt autosvar. Först anpassa e-postmeddelandet genom att inkludera namnet på kunden. Det kommer alltid att vara bättre att erkänna dem att göra må bättre om förhört från dig.
  • Skriv helt enkelt. Andra, bortsett från att anpassa ditt budskap, skriver på ett mycket enkelt sätt som om du bara talar en-mot-en. Var så vänlig som möjligt. Använd inte ovanliga ord som kommer att göra din kund leta upp lexikon för deras betydelser.
  • Skriv med entusiasm. Tredje, måste du komma ihåg att ditt budskap ska vara levande och full av entusiasm så att mottagaren skulle känna att du verkligen är intresserad av att tjäna dem och besvara deras frågor.
  • Adressera mottagaren direkt. Fjärde är det perfekta sättet att komponera ett autosvar meddelande för att skriva i den andra personen.
  • Håll det kortfattat. Femte, hålla dig formuleringar, meningar och stycken så kort som möjligt. Du vill inte tråka er läsare med mycket porlande. Var rakt på sak.
  • Schemalägga en uppföljning brev. Inkludera i ditt meddelande i autosvarare hur länge kunden skulle behöva vänta innan han kommer att kunna ta emot en annan svar från dig och håll dig till den schema eller ännu tidigare.

Du måste vara mycket snabb med att svara på din blivande kunds förfrågningar. Så mycket som möjligt, svara honom inom en dag. Den personen skulle vilja veta om du värdesätter honom som en viktig kund.

Svara efter en lång tid kan göra att personen tappar intresset för dina tjänster eller produkter. Att skicka en autosvarare uppföljning budskap till alla dem som har frågat från dig kan göra du förlorar en kund också. Så nyckeln här är att svara på e-post så snabbt som möjligt.

Placera en sign-up sida på din webbplats

Placera en sign-up sida på din webbplats. Du kan sätta upp detta så att de som besöker din webbplats kan prenumerera på ditt nyhetsbrev. Ditt nyhetsbrev kan innehålla ny information om din senaste produkt eller tjänst.

Placera en sign-up sida på din webbplats. Adressera mottagaren direkt.
Placera en sign-up sida på din webbplats. Adressera mottagaren direkt.

Att använda sig av ett automatiskt svar kommer alltid vinner du kunder, särskilt om du skickar en uppföljning meddelandet omedelbart. Ett tips du bör komma ihåg är att om du inte kan svara på dina alla dina kunders förfrågningar på den tilldelade schemat, få någon att hjälpa dig med detta.

Även om du har överskridit bortom tilldelade schemat ska du ändå skicka ett svar eftersom klienten kan fortfarande vara intresserad. Det finns ingen skada i att ta dina chanser.