O2i

Hur förbereda din dagliga möteskalender

Det är frustrerande och pinsamt att missa ett möte

Det är frustrerande och pinsamt att missa ett möte, vara försenad eller ens glömma ett möte, eller underlåter att lämna in en avgörande rapport. Du kanske har sagt själv att du skulle bli organiserad otaliga gånger. Men hur?

Det finns 3 saker du behöver veta:

Hur förbereda din dagliga möteskalender. Använd din dagliga kalender att skriva ned detaljerna som exakt möte och sluttiderna på möten.
Hur förbereda din dagliga möteskalender. Använd din dagliga kalender att skriva ned detaljerna som exakt möte och sluttiderna på möten.

  1. Förstå dina organisatoriska frågor och mål.
  2. Använda organisatoriska verktyg.
  3. Hantera dagliga uppgifter.

Oavsett om du använder din personliga organisatör

Oavsett om du använder din personliga organisatör, en dator schemaläggare, papper och penna, klisterlappar, eller en handdator, ta lite tid att planera din dag varje morgon. Ha en tydlig idé där du tillbringar merparten av din arbetsdag och var du vill spendera din tid. Lista ner alla dina primära arbetsuppgifter, hur mycket tid du spenderar göra dessa, hur mycket tid du ska spendera att faktiskt göra dina primära ansvar och identifiera vad som kommer i vägen för att göra dessa prioriterade ansvarsområden snabbare. Sedan börja arbeta på din dagliga utnämning kalendern.

Prioritera din vanliga dag-till-dag arbetet fungerar

Prioritera din vanliga dag-till-dag arbetet fungerar. Gör alltid det viktigaste först. Tänk färgkodning dina dagliga kontorsuppgifter i deras prioritetsordning.

Det är frustrerande och pinsamt att missa ett möte. Ge dig själv förvarning.
Det är frustrerande och pinsamt att missa ett möte. Ge dig själv förvarning.

På papper eller elektroniskt, för att använda din tid klokt, du måste se den. En kalender med en fullständig vy över månad är den bästa. Du kan också ha en daglig möteskalender som bryts upp i 30-minuters tidsblock.

  1. Ange alla dina kända möten, deadlines, inlämningar och annan relevant information på din månadskalender. Behåll denna synlig och tillgänglig.
  2. Använd din dagliga kalender att skriva ned detaljerna som exakt möte och sluttiderna på möten. En god praxis är att lista telefonnumret till den person som du ska möta. Detta är för din dagliga referens.
  3. När jag schemalägger möten, ge lämplig tid för dokumentsammanställning, restid och tid för att komponera själv.
  4. Inte över-pack ditt dagliga schema. Sprid möten jämnt hela din arbetsvecka.
  5. Överväga att ge dig själv en paus under varje arbetsdag - för avkoppling, meditation, motion eller ens en kort power nap för att hålla balansen och arbeta mer effektivt. Faktor detta är din dagliga kalender också.
  6. Ge dig själv förvarning. Om du antecknade att en rapport beror på en viss dag, bör du ha en föregående post som talar om för dig när du behöver skriva denna rapport.

För den mer tekniskt kunniga du

För den mer tekniskt kunniga dig, personlig information chefer är pappers-mindre versioner som ger ännu bättre alternativ än penna och papper kalendrar. Din databas av personliga och affärsmässiga kontaktuppgifter kan nås från en plats och kan synkroniseras så att du bara behöver ange data en gång och det gör arbetet med att ordna ditt schema och uppgifter förändring för dig. Dessa enheter har även påminnelser, antingen en ton eller ett pop-up meddelande. Och det finns en modell som passar dina personliga önskemål och budget. Exempel är Entourage, GroupWise, LotusNotes, Outlook, Palm, och dagsljus. Du kan även använda någon av de fria GoogleApps - Google Kalender - för företagsinterna användning.

Vilket alternativ du väljer, kommer pappersversionen eller papperslös versionen, följa dessa enkla steg hjälper dig att få organiserat och hålla koll på dina dagliga möten, att påminnas om dina möten och inlagor och ge dig en allmän och specifik syn på ditt arbetsschema - efter dag, vecka eller per månad.