O2i

Hur att rengöra ditt skrivbord och hålla den ren permanent

Bonus: vara redo för skatt arkivering i slutet av året!

Som ett hem-baserade företag, kan personliga och affärsmässiga dokument snabbt bli överväldigande. Men, när du följer ett enkelt system och få en vana att sortera ofta, kommer du att känna dig mindre stressad, mindre överväldigad och mycket mer produktiv. För att inte nämna att du förmodligen kommer att spara ett par timmar varje vecka genom att inte behöva söka efter "förlorade" pappersarbete! Varje gång du behöver ett viktigt dokument, det är just där till hands.

Arkiveringssystem

Hur att rengöra ditt skrivbord och hålla den ren permanent. . Avfallshantering lagerplatser.
Hur att rengöra ditt skrivbord och hålla den ren permanent. . Avfallshantering lagerplatser.

Detta mycket enkla system får du för vana att grupperingen. Bara gruppera liknande dokument tillsammans, och märka dem. Pappersarbete är mycket lättare att bearbeta om du bara behandlar en handfull liknande objekt åt gången.

Med hjälp av detta system, har du dagens vinst-och-förlust beräkningar tillgängliga när som helst. Som en stor bonus, kan du fylla enkelt din bokföring från 31 december varje år - och din verksamhet avdrag är redo för din revisor för att förbereda din självdeklaration tidigt!

  1. I rutan. Placera en ytlig "IN" låda eller skokartong närheten av ditt skrivbord.

  2. . Avfallshantering lagerplatser Put 3 papperskorgar i närheten och etikett enligt följande: papperskorgen, papperskorgen, strimla bin.

  3. Arkivering sorterare. Sätt 2 plast / wire stand-up desktop-fil sorterare nära skrivbordet. Märk ett "personligt" och den andra "Business". I varje sorterare, infoga följande mappar. Plast "box botten" mappar är stora nog att rymma massor av papper (och inget faller ut sidorna) och är också färgkodade. Märk varje mapp (med en etikettskrivare eller svart Sharpie markör) för snabb referens.

    Personliga dokument - behöver 7 mappar

    • Inkommande / Till Sortera
    • Att göra
    • Räkningar på grund
    • Kvitton betald
    • Erhållna intäkter
    • Kontoutdrag
    • Till fil / Misc.

    Affärsdokument - behöver 10 mappar

    • Inkommande / Till Sortera
    • Att göra
    • Räkningar på grund
    • Kvitton betald
    • Erhållna intäkter
    • Kontoutdrag
    • Evenemang Kommande
    • Scheman Past
    • Kontakter - Nya
    • Till fil / Misc.
  4. Initial sort. Samla alla dina uppstaplade dokument i lådor. Sedan, snabbt skanna varje dokument och kasta den i rätt mapp som anges ovan. Det tar mindre tid än du tror - om ditt skrivbord är super rörigt och staplade upp, då kanske en timme eller två. Du kommer bli förvånad över hur mycket lättare du känner och "på toppen" av saker. Du kan kasta tillfälliga boxar, så nu du ska använda din in-box på en daglig basis.

  5. Särskilda projekt. Du kanske har stora, pågående projekt som är för stora för att slänga in i mappar. Om så är fallet, kan ett projekt behöva en egen mapp i ditt arkivskåp. Eller kanske en egen box, om projektet är stort. Kom ihåg att märka det så att du kan hitta den snabbt!

FÖLJA UPP

Bonus: vara redo för skatt arkivering i slutet av året! Arkivering sorterare.
Bonus: vara redo för skatt arkivering i slutet av året! Arkivering sorterare.

Du får för vana att sortera in dina mappar snabbt. Sedan mejsla ut lite tid varje vecka och varje månad att tömma mappar och skriv in data i datorn. Nu, bara trycka på en knapp och skriva ut din skatt info i slutet av året!

  1. Dagligt underhåll. Varje dag när du får din post, sortera det genast. Kom ihåg att tömma de kvitton och papper från dina fickor, handväska, och bil i IN-rutan. Sätt generiska skräppost (tidningar och tidskrifter) i papperskorgen, och den personliga skräppost (som innehåller ditt namn eller annan information) till STRIMLA bin. Det är enklast om du sorterar dina mail så fort du får det, men om du är i en stor brådska, kan du kasta allt i IN-rutan och sortera det hela nästa dag.

  2. Weekly slut-up. Varje vecka skriver kvitton Betald innehållet hängmappsetiketter och inkomst mottagna innehållet hängmappsetiketter i din bokföring dator, sedan fila bort i ditt dokumentskåp. Också varje vecka, ange nya kontakter (visitkort) i din kontakt databasen, lägg dem på din uppföljande schema, och sedan kasta korten.

  3. Månadsvis slut-up. Varje månad drar dina kontoutdrag (både personliga och affärsmässiga) från mappar och balansera dem. Sedan lämna dem i din dokumentskåp. Kör din månatliga rapporter, såsom intäkter / kostnader, kassaflöde och vinst & förlust. Du är nu redo för alla bokslutet, och redo för din deklaration!

  4. Dokument förfogande. Handlingarna i STRIMLA bin bör vara helt cross-cut strimlad eller brännas i din eldstad (var noga med att övervaka). Papperskorgen dokumenten kan återvinnas i en brun papperspåse med dina sopor pick-up (förhoppningsvis din stad återvinner, om inte, ta den till en recycle samling station).

Här är en annan stor vana: varje dag när du få ut av din bil, tar dina papper på kontoret med dig. Lämna inte dokument i bilen över natten (särskilt om dokumenten har konfidentiella eller känsliga data, t.ex. kundernas info). Och för att ytterligare minska risken för dina kunder att bli offer för identitetsstöld (beroende på ditt slarv), se till att hålla ditt kontor dörren låst hela tiden!

Komma och vistas organiseras är lätt. Det handlar om att skapa några enkla vanor för dig själv. Och sedan följa ditt system!